Ofis taşımada en büyük risk eşyaların kaybolması değil, yeni adreste doğru yere yerleşmemesidir. Masa, sandalye, bilgisayar, ekran, arşiv kutusu ve küçük ekipmanlar karıştığında ekip taşımayı bitirse bile iş akışı hemen başlayamaz. Bu nedenle taşınmadan önce basit ama disiplinli bir etiketleme planı hazırlanmalıdır. Her departman, oda ve masa grubu ayrı kodlanırsa boşaltma sırasında karar vermek gerekmez. Doğru etiketleme, taşınma sonrası ilk iş gününü doğrudan etkiler.
Planın ilk adımı departman kodları oluşturmaktır. Muhasebe için M, satış için S, yönetim için Y, arşiv için A gibi kısa ve anlaşılır kodlar kullanılabilir. Her koliye yalnızca oda adı değil, masa veya dolap bilgisi de yazılmalıdır. Örneğin 'M-03 fatura klasörleri' etiketi, kutunun hem departmanını hem yerini gösterir. Renkli etiket kullanmak, yoğun taşınma sırasında yazıları tek tek okumadan hızlı ayrım yapmayı sağlar.
Bilgisayar ve elektronik ekipmanlar için ayrı bir takip sistemi gerekir. Ekran, kasa, klavye, mouse, adaptör ve kablolar aynı kullanıcı koduyla işaretlenmelidir. Kablolar sökülmeden önce fotoğraf çekmek yeni ofiste kurulumu hızlandırır. Sunucu, modem, güvenlik kayıt cihazı ve yedek disk gibi kritik parçalar normal kolilerle karıştırılmamalıdır. Bu ekipmanlar için sorumlu bir kişi belirlemek, veri ve erişim sorunlarını önler.
Arşiv taşıması ofis taşımada özel dikkat ister. Dosyalar raf sırasına göre numaralanmalı, klasör grupları bozulmadan kolilenmelidir. Muhasebe, sözleşme, personel ve müşteri dosyaları aynı kutuya karışırsa yeni adreste arama süresi uzar. Kolilerin üzerine yalnızca 'arşiv' yazmak yeterli değildir; tarih aralığı, bölüm ve raf bilgisi de eklenmelidir. Bu düzen, taşınmadan sonra evrak isteyen bir müşteri veya resmi işlem olduğunda büyük kolaylık sağlar.
Yeni ofis yerleşim krokisi etiketleme planının tamamlayıcısıdır. Taşınmadan önce hangi departmanın hangi alana geçeceği, toplantı odasının nerede kurulacağı ve arşiv dolaplarının hangi duvara yerleştirileceği belirlenmelidir. Basit bir kağıt kroki bile taşıma ekibine büyük hız kazandırır. Kutular yeni adreste rastgele bırakılmaz, doğrudan ilgili bölüme taşınır. Böylece taşınma bittikten sonra çalışanların kutu araması veya masa değiştirmesi gerekmez.
Ofis taşımada zamanlama da etiketleme kadar önemlidir. Akşam veya hafta sonu yapılan taşımalarda herkes iş başında olmadığı için etiketlerin açık ve anlaşılır olması gerekir. Sorumlu kişi eski ofiste yükleme listesini, yeni ofiste ise yerleşim listesini takip edebilir. Kritik ekipmanlar önce mi sonra mı taşınacak, internet ve yazıcı kurulumu hangi sırayla yapılacak, bunlar önceden planlanmalıdır. İyi bir sıra planı, pazartesi sabahı yaşanacak karmaşayı azaltır.
Küçük ekipmanlar için ayrı kutular hazırlanmalıdır. Adaptör, uzatma kablosu, masaüstü aksesuar, kaşe, yedek disk, modem parçası ve toplantı odası kumandası gibi küçük parçalar büyük koliler içinde kolayca kaybolur. Her çalışanın kişisel masa kutusu olursa bu eşyalar tek yerde toplanır. Ortak alan malzemeleri ise mutfak, depo veya toplantı odası koduyla ayrılmalıdır. Bu yöntem hem kayıp riskini düşürür hem de yeni ofiste kurulum süresini kısaltır.
Taşıma tamamlandıktan sonra etiketler teslim kontrolü için de kullanılır. Her departman kendi kutularını sayabilir, eksik veya yanlış alana bırakılmış koli varsa daha ekip adresteyken düzeltilebilir. Bilgisayar ekipmanları kullanıcı koduyla kontrol edildiğinde yanlış ekran veya adaptör karışıklığı hızlıca çözülür. Arşiv kutuları raf sırasına göre indirildiyse yeni dolaplara yerleşim çok daha kısa sürer. Bu son kontrol, taşınma bittikten sonra günlerce sürebilecek iç düzenleme işini önemli ölçüde azaltır.
Eminyol Nakliyat ofis ve işyeri taşımalarında etiketleme planını taşıma operasyonunun parçası olarak ele alır. Eski ofiste departmanlara göre yükleme yapılır, yeni ofiste ise yerleşim krokisine göre boşaltma ilerler. Akşam veya hafta sonu taşınma planı yapılacaksa etiketleme daha da önem kazanır; çünkü ertesi iş günü ekiplerin hızlıca yerlerine dönmesi gerekir. Ofis taşıma teklifiniz için masa sayısı, departman sayısı, arşiv miktarı ve elektronik ekipman listesini paylaşabilirsiniz. Bu bilgilerle iş kaybını azaltan net bir taşıma planı hazırlanır.